Tyhjiölaitteita sekä komponentteja maahantuovalle Vacuumservicelle heräsi  2000-luvun alussa tarve digitalisoida toimintaansa. Yrityksen kasvun myötä tilauskansiota, laskuja ja muita toimia ei ollut enää mahdollista hoitaa manuaalisesti. 

Visma Novan Vacuumservice otti käyttöönsä tutun yrityksen suosituksesta. Järjestelmän käyttöönotto ei sujunut aivan mutkitta, ja työntekijät olisivat kaivanneet lisää koulutusta eri toiminnoista. Onneksi haasteet saatiin kuitenkin selätettyä ja Novasta on tullut tärkeä apulainen arjessa.

- Nova on sujuvoittanut liiketoimintaa ja helpottanut jokapäiväistä työtä. Virheitäkään ei tapahdu yhtä paljon, kun kaikkea tietoa ei enää syötetä käsin, Business Developer Maria Söderlund-Kroath kertoo.

Alussa Novassa pyöritettiin vain yritystoiminnan perusasiat omien palvelimien avulla, mutta sittemmin ohjelmisto on siirretty Visman pilvipalveluun. Sovelluspalvelun ansiosta Novaan pääsee käsiksi ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta.

Vuosien varrella Vacuumservice on tehostanut toimintojaan laajentamalla Novan käyttöä. Tuoreimmat tulokkaat, Document Center ja AutoPay, otettiin käyttöön vuonna 2022. Tällä hetkellä Novan kautta kulkee aivan kaikki: ostot, tarjoukset, myynnit, ostoreskontra, laskutus, varasto ja kirjanpidon materiaalit.

- Toiminnanohjausjärjestelmä on tehnyt työvaiheista läpinäkyviä, sillä kaikki prosessin vaiheet näkyvät eri sovelluksissa ja historiatietoja pääsee katsomaan pitkälle taaksepäin, Söderlund-Kroath summaa.